퇴직 직원 개인정보 처리

1. 질의

직원의 경우 주민등록번호를 비롯한 민감정보등의 개인정보 수집, 이용은 법적으로 허용되는 것으로 알고 있습니다.

질문 사항

1. 퇴직한 직원의 경우 주민등록번호등 개인정보 수집, 이용, 보유가 5년 동안 법적으로 허용되는 것으로 알고 있는데 맞나요?

2. 주민등록번호등 개인정보 수집, 이용, 보유 기간이 지나면 개인정보를 어떻게 폐기해야하나요?

영구히 모든 개인정보를 폐기할 경우 경력증명서를 요청할 경우 확인할 방법이 없습니다.

3. 경력증명서 발급을 위한 기본적인 개인정보수집, 이용, 보유를 영구로 해서 받을 경우 문제가 되지 않나요?

4. 퇴직 후의 개인정보 동의도 입사시 한꺼번에 받는 것도 가능한 가요?

개인정보보호법이 현실적으로 적용하는 데 여러가지 문제가 있어 어렵네요.

바쁘시겠지만 빠른 답변 부탁드립니다.

2. 답변

선생님께서는 퇴직한 직원의 개인정보 보유 및 보관에 관하여 문의하셨습니다.

고유식별정보와 민감정보는 법령에 구체적인 근거가 있는 경우에만 수집 가능하며 기업 등 사용자는 근로자가 퇴직한 이후, 개인정보 보호법에 따라 퇴직자의 개인정보를 삭제하는 것이 원칙입니다.

1. 다만,

「국세기본법」제85조의3 등에는 국세 법정신고기한이 지난날로부터 주민등록번호를 5년간 보존의무를 규정하고 있으므로, 기존 인사정보와 분리하여 해당 정보를 보관하여야 합니다.

2. 개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기) 제1항에는 “개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다.”라고 되어있습니다.

아울러 파기 방법으로는 시행령 제16조(개인정보의 파기방법)에 따라 전자적 파일의 경우 복원이 불가능한 방법으로 영구 삭제하게 되어 있으며, 그 외의 기록물, 인쇄물 서면, 그 밖의 기록매체인 경우는 파쇄 또는 소각하게 되어 있습니다.

이는 개인정보를 수집했던 목적이 달성되어 보존 필요성이 없어졌는데도 이를 계속해서 보유할 경우, 개인정보의 유출과 오용 가능성이 높아지므로 더 이상 개인정보가 불필요하게 된 때에는 이를 즉시 파기시킴으로써 개인정보를 안전하게 보호하려는 것입니다.

3. 「근로기준법」 제39조(사용증명서), 「근로기준법 시행령」 제19조(사용증명서의 청구) 및 20조(근로자 명부의 기재사항)와 관련하여 30일 이상 근무한 근로자에게 퇴직 후 3년 이내로 사용증명서를 발급하여야 한다고 명시되어 있으나 개인정보 보호법 제15조(개인정보 수젭·이용)와 관련하여 별도의 동의를 통하여 수집·이용 목적, 수집항목, 보유 및 이용기간, 수집 거부 시 불이익을 알리고 정보주체의 동의를 받은 경우는 보유기간을 연장하여 보관할 수 있습니다.

다만,

개인정보 보호법 제16조(개인정보의 수집 제한)와 관련하여 필요 최소한의 정보만 수집 하여야하며(이에 대한 입증책임은 사업자에게 있으므로 영구적 보관은 바람직하지 않음) 개인정보 보호법 제24조의2(주민등록번호의 처리제한)와 관련하여 주민등록번호는 법령에서 구체적으로 주민등록번호의 처리를 요구한 경우에만(국세기본법 제85조의 3을 근거로 퇴직근로자의 주민등록번호를 기존 인사정보와 분리하여 5년간 보존의무 있음) 수집할 수 있습니다.

4. 개인정보 보호법 제16조(개인정보의 수집 제한)에 근거하여 개인정보를 수집할 경우에는 그 목적에 필요한 최소한의 개인정보만을 수집하여야 합니다.

입사지원서 작성단계에서 채용 이후에 필요한 개인정보까지 수집하는 경우 탈락자의 개인정보까지 불필요하게 수집하는 결과를 초래하므로 개인정보 수집제한 원칙에 위배되는 것으로 사료되며 합격통지 후 고용 유지관계 시 수집하는 것이 바람직할 것으로 판단됩니다.

3. 출처 : 행정자지부

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