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1. 질의
1. 관련
- 개인정보보호법
제21조(개인정보의 파기)
"개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다."
- 공공기록물 관리에 관한 법률
제2조(적용 범위)
"이 법은 공공기관이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유·관리하는 기록정보 자료를 포함한다) 중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등 공공기록물에 대하여 적용한다."
제3조(정의) 2. "기록물"이란 공공기관이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.
2. 위 법률에 관해서 문의드립니다.
① 공공기록물 관리에 관한 법률 제2조의 적용범위에서 "국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료"에 제3조에서 말하는 "기록물" 전체가 해당되는것인지요?
② 공공기록물 관리에 관한 법률 제3조에서 "공공기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서"의 범위에 기간제 교사 및 행정대체인력등의 채용 응시원서(원서 제출 후 채용·미채용된 모든 정보주체들의 개인정보 포함), 체험학습 등을 위해 수집한 개인정보 및 개인정보 동의서 등 업무 추진을 위해 수집한 개인정보가 모두 포함이 되는것인지요?
③ 위의 개인정보가 모두 기록물의 범위에 해당한다면 개인정보보호법의 파기절차를 따르지 않고 기록물관리에 관한 법률만 따르면 되는것인지요?
2. 답변
① (질의)
공공기록물 관리에 관한 법률 제2조의 적용범위에서‘국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료’에 제3조에서 말하는‘기록물’전체가 해당되는지?
○ (답변)
공공기록물법은 공공기관이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유·관리하는 기록정보 자료를 포함한다) 중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등 공공기록물에 대하여 적용합니다.(법 제2조)
② (질의)
공공기록물 관리에 관한 법률 제3조에서 ‘공공기관에서 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서’의 범위에 기간제 교사 및 행정대체인력 등의 채용 응시원서(원서 제출 후 채용·미채용된 모든 정보주체들의 개인정보 포함), 체험학습 등을 위해 수집한 개인정보 및 개인정보 동의서 등 업무 추진을 위해 수집한 개인정보가 모두 포함되는지?
○ (답변)
해당 개인정보가 공공기록물법 제3조에 따른 기록물*에 해당된다면, 공공기록물법의 적용 대상입니다.
* 공공기관이 업무와 관련하여 생산·접수한 기록물과 개인 또는 단체가 생산·취득한 기록정보 자료(공공기관이 소유·관리하는 기록정보 자료를 포함한다) 중 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록정보 자료 등 공공기록물
③ (질의)
위의 개인정보가 모두 기록물의 범위에 해당한다면 개인정보보호법의 파기절차를 따르지 않고 기록물관리에 관한 법률만 따르면 되는지?
○ (답변)
개인정보가 포함된 공공기록물의 경우 공공기록물법에서 정하는 절차와 방법에 따라 관리하여야 합니다
○ 다만, 공공기록물법에 따라 기록물로 관리할 대상이 아닌 개인정보는 개인정보보호법에 따라 관리하며, 보유기간 만료 후 즉시 파기가 가능함을 알려드립니다.
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