공무원닷컴“모든 행정업무는 문서로 시작해서 문서로 끝난다.”고 할 정도로 행정활동은 대부분 문서로 이루어집니다. 문서는 의사의 기록·구체화, 의사의 전달, 의사의 보존, 자료 제공, 업무의 연결·조정 기능을 가지고 있습니다. 문서는 작성주체에 따라 공문서와 사문서로 나누며, 유통대상 여부에 따라 유통이 되지않는 내부결재문서와 유통이 되는 문서인 대내문서, 대외문서, 발신자와 수신자 명의가 같은 문서로 구분이 됩니다. 그리고 문서의 성질에 따라 법규문서, 지시문서, 공고문서, 비치문서, 민원문서, 일반문서로 분류가 됩니다. 그러면 문서의 종류에 대해서 알아보기 전에 공문서의 개념부터 알아보겠습니다.
1. 공문서의 개념
가. 행정상 공문서의 개념) 행정상 공문서라 함은 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 말합니다.
1) ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 에는 “공문서란 행정 기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름· 슬라이드·전자문서 등의 특수매체기록을 포함한다)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.”
2) ｢민원 처리에 관한 법률 시행령｣ 에는 행정기관의 장이 ①출력매수의 제한조치, ②위·변조방지조치, ③출력한 문서의 진위확인 조치 등을 취하여 민원인에게 통지한 전자문서를 민원인이 출력한 경우 이를 ｢행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정｣ 에 따른 공문서로 인정하고 있습니다.
<출력한 민원문서를 공문서로 보는 경우(예시)>
토지(임야)대장 등본, 주민등록표등본(초 본), 병적증명서, 출입국 사실증명, 국민기초생활수급자 증명서, 장애인증명서, 사법 시험 합격증명(확인)서, 지방세세목별과세(납세)증명서 등
나. 법률상의 공문서의 개념
1) ｢형법｣ 상의 공문서
가) ｢형법｣에서 말하는 “공문서”라 함은 공무소 또는 공무원이 그 명의로써 권한 내에서 소정의 형식에 따라 작성한 문서를 말하며, 공문서 위조·변 조, 허위공문서 등의 작성 및 행사 등 공문서에 관한 죄를 규정하여 공문서의 진정성을 보호하고 있는 데, 일반적으로 공문서에 관한 죄는 사문서에 관한 죄보다 무 겁게 처벌되고 있습니다.
2) ｢민사소송법｣ 상의 공문서
가) ｢민사소송법｣은 “문서의 작성방식과 취지에 의하여 공무원이 직무상 작성한 것으로 인정한 때에는 이를 진정한 공문서로 추정한다.”라고 규정 하여 증거능력을 부여하고 있습니다.
2. 문서의 종류
가. 작성주체에 의한 구분
1) 공문서) 행정기관에서 공무상 작성하거나 시행하는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 필름, 슬라이드, 전자문서 등 특수매체기록 포함)와 행정기관이 접수한 모든 문서를 말합니다.
2) 사문서) 개인이 사적(私的)인 목적을 위하여 작성한 문서를 말합니다. 그러나 사문서도 각종 신청서·증명서·진정서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수가 된 것은 사문서가 아니고 공문서로 취급되며 그 문서를 제출한 사람도 접수된 문서를 임의로 회수할 수는 없습니다.
나. 유통대상여부에 의한 구분
1) 유통되지 않는 문서
가) 내부결재문서) 행정기관이 내부적으로 계획 수립, 처리방침 결정, 업무보고, 소관사항 검토 등을 하기 위하여 결재를 받는 문서를 말합니다. 내부적으로 결재를 받는 문서이므로 발신하지 않습니다.
2) 유통대상 문서
가) 대내문서) 해당 기관 내부에서 보조기관 또는 보좌기관 상호간 협조를 하거나 보고 또는 통지를 위하여 수신·발신하는 문서를 말합니다.
나) 대외문서) 해당 기관 이외에 다른 행정기관(소속기관 포함)이나 국민, 단체 등에 수신·발신하는 문서를 말합니다.
다) 발신자와 수신자 명의가 같은 문서) 행정기관의 장 또는 합의제 행정기관이 자신의 명의로 발신하고 자신의 명의로 수신하는 문서를 말합니다.
다. 문서의 성질에 의한 분류) 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정 은 공문서를 그 성질에 따라 법규문 서·지시문서·공고문서·비치문서·민원문서 및 일반문서로 구분하고 있습니다.
1) 법규문서) 주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법·법률·대통령령·총리령·부령· 조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말합니다.
2) 지시문서) 훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말합니다. 행정법에서는 지시문서를 행정규칙 또는 행정명령이란 용어로 사용하고 있습니다.
가) 훈령) 상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령
나) 지시) 상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적· 구체적으로 발하는 명령
다) 예규) 행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적인 행정업무의 처리기준을 제시하는 문서로서 법규문서를 제외한 문서
라) 일일명령) 당직·출장·시간외근무·휴가 등 일일업무에 관한 명령.
3) 공고문서) 고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말합니다.
가) 고시) 법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서, 예를들면 도시관리계획 결정 및 지형도면 고시 등이 있습니다.
나) 공고) 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서. 예를들면 공무원채용공고 등이 있습니다.
4) 비치문서) 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 대장·카드 등의 문서를 말합니다.
5) 민원문서) 민원인이 행정기관에 허가, 인가, 그 밖의 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서와 그에 대한 처리문서를 말합니다.
6) 일반문서) 위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말합니다. 일반문서 중 특수한 것으로서 회보와 보고서가 있습니다.
가) 회보) 행정기관의 장이 소속 공무원이나 하급기관에 업무연락·통보 등 일정한 사항을 알리기 위한 경우에 사용하는 문서
나) 보고서) 특정한 사안에 관한 현황 또는 연구·검토 결과 등을 보고하거나 건의 하고자 할 때 작성하는 문서
3. 문서의 번호
문서의 종류에 따라 문서번호를 작성하는 형식입니다. 문서의 종류마다 차이가 있습니다. 관습적(?)으로 사용하는 문서번호 양식가 차이가 있는거 같습니다. 특히 "호"를 붙여야 하는지 안붙여야 하는지 어렵네요.
가. 법규문서) 조문 형식, 누년 일련번호 사용(예 : 법률 제1234호)
나. 지시문서
1) 훈령, 예규) 조문 또는 시행문 형식, 누년 일련번호 사용 (예 : 훈령 제5호, 예규 제5호)
2) 지시) 시행문 형식, 연도표시 일련번호 사용 (예 : 지시 제2008-5호)
3) 일일명령) 시행문 또는 회보 형식, 연도별 일련번호 사용 (예 : 일일명령 제5호)
다. 공고문서
1) 고시공고) 연도표시 일련번호 사용(예 : 고시 제2008-5호)
라. 민원문서) 시행문 또는 서식 형식, 생산등록번호 또는 접수등록번호 사용 (예 : 행정제도혁신과-123)
마. 일반문서
1) 일반문서) 시행문 또는 서식 형식, 생산등록번호 또는 접수등록번호 사용 (예 : 행정제도혁신과-123)
2) 회보) 회보 형식, 연도별 일련번호 사용(예 : 회보 제5호)
3) 보고서) 기안문 형식, 생산등록번호 사용(예 : 행정제도혁신과-123)
<일변번호의 구분>
① 누년 일련번호: 연도구분과 관계없이 누년 연속되는 일련번호
② 연도별 일련번호: 연도별로 구분하여 매년 새로 시작되는 일련번호로서 연도표시가 없는 번호
③ 연도표시 일련번호: 연도표시와 연도별 일련번호를 붙임표(-)로 이은 번호
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